Effektivitet = att göra rätt saker på rätt sätt
Ofta förväxlar vi ordet effektivitet med ordet produktivitet. Men det är inte samma sak. Produktivitet handlar om vad man gör och producerar, medan effektivitet är när vi når ett önskat resultat med minsta möjliga motstånd. Effektivitet fokuserar alltså bara på hur vi gör.
Och visst låter det underbart att nå många mål, samtidigt som man sparar på sina resurser. Men hur gör man för att komma dit? Tyvärr finns det ingen mirakellösning, men det finns många konkreta råd som garanterat kommer att hjälpa dig – här kommer 9 tips!
- Ta tag i små uppgifter direkt
Låt inte små saker som inte kräver speciellt mycket tid eller kraft bli liggande och växa till ett berg. Gör det direkt! Då kommer du knappt att märka att du lagt tid på dem. Låter du uppgifterna däremot ligga kommer du garanterat påverkas negativt och du kan känna stress för att mycket inte är gjort.
- Matcha arbetsuppgiften med rätt tid på dagen
Eftersom de flesta av oss, normalt sett, har mest kraft under den första timmen på jobbet är det en bra idé att planera in svåra och utmanande uppgifter då. Fungerar inte den första timmen för dig, fundera på när du är som mest produktiv under dagen. Undvik att göra rutinuppgifter under den här tiden – de kan du spara till en annan timme!
- Tänk på USA-tiden
Lägg in USA-tid (Utan Särskild Anledning-tid) i kalendern. Om dina dagar och din kalender är fullproppade med saker som måste göras just då, kommer du ha svårt att hantera oförutsedda händelser. USA-tiden skapar alltså utrymme både för det planerade och det oväntade.
- Hoppa inte mellan mejl, sms och arbetsuppgifter
Känner du att du genast måste kolla vad det var som plingade till i mejlkorgen eller i telefonen? Det här är en vanlig tidstjuv som påverkar din effektivitet mer än man kan tro. Gör istället till vana att exempelvis läsa och agera på mejl vid bestämda tider. Stäng av notifikationer och se till att du inte blir störd när du behöver koncentrera dig.
- Gör en sak i taget
Det är ju egentligen självklart, men trots att vi vet att det inte är det bästa att göra massa saker samtidigt, så gör vi ofta just det. Försök att lägga all din fokus och energi på det du gör just nu. Sen går du vidare till nästa!
- Skriv ner vilka som är dina tidstjuvar
En pratglad kollega, notiser som poppar upp i alla fönster, ineffektiva möten, skräppost och mejl som inte nödvändigtvis hade behövt nå dig. Ja, visst finns tidstjuvar i många skepnader. Ta en stund och skriv ner vilka dina tidstjuvar är och vad du konkret kan göra åt dem. Det finns alltid en lösning!
- Ta pauser
När man har mycket att göra kan det kännas fel att ta en paus. Du behöver ju tiden till att arbeta och bli klar, tänker du. Men faktum är att små pauser på 5-15 minuter kan göra underverk. Ta en promenad, prata med en vän, ta ett hälsosamt mellanmål, eller få lite frisk luft, då blir du mer effektiv i slutändan.
- Sätt dig in i vilka digitala verktyg som passar dig
Idag finns många system och verktyg som underlättar din vardag. Våra hjärnor är fantastiska, men är det mycket som ska uträttas så kan det lätt bli för mycket. Och då kan digitala verktyg spara dig otroligt mycket tid.
- Låt perfektionisten vila
Det är jättebra att alltid vilja göra så bra ifrån sig som möjligt. Men perfektionism kan faktiskt göra dig mindre effektiv – särskilt om du fortsätter jobba på något som redan är bra.
