Att leda hybridmöten kan vara en utmaning. Det innebär att du behöver göra två olika upplevelser till en gemensam. Vårt bästa tips är försöka göra de digitala deltagarna mer “verkliga” och de “verkliga” mer digitala. Blanda upplevelserna så att det blir jämnare. Här är 10 sätt att skapa delaktighet och engagemang hos alla!
Vad är hybridmöten?
Hybridmöten är när några deltagare är med på mötet digitalt, på distans, och en del är med fysiskt i samma rum som mötesledaren.
Vad utmärker fysiska möten?
Vid det fysiska mötet får vi en gemensam upplevelse och kan använda alla sinnen.
Vi utgår från rummet och de redskap som finns där. Ibland är det fysiska mötet bäst, som när något känsligt ska avhandlas och du vill kunna läsa av reaktioner.
Vad utmärker digitala möten?
Det går att mötas oavsett tid och plats. Vid det digitala mötet utgår vi från plattformen och det som går att göra där, t ex med handuppräckning, Q&A, Mentometer eller att ha en digital delad whiteboard.
Bra mötesrutiner
Börja med att sätta bra rutiner för era möten, oavsett om de är digitala, fysiska eller hybrid. Att ha möten för mötets skull vill ingen. Att effektiva möten är verksamhetskritiska håller nog alla med om. Uppnås syfte och mål med era möten?
Checklista för att leda bra hybridmöten:
- Se till att alla syns och hörs bra.
- Var trygg i verktyget, oavsett om det är Google Meet, Teams eller något annat. Öva!
- Samtliga deltagare loggar in på egen dator. Ljud av hos de som sitter i samma rum.
- Använd mötestjänstens verktyg som handuppräckning och chatt. Gäller även de som är med i rummet.
- Var två mötesledare. Hjälps åt att hålla koll på chatt och handuppräckningar.
- Var tydlig med att “nu startar vi” och titta in i kameran lika ofta som ut i rummet.
- Skilj inte på “vi här i rummet” och “ni där”.
- Alla ska komma till tals och få ha nära till ordet. Börja med att fråga eller tilltala de som är med digitalt.
- Bygg in det sociala digitalt. ordna ett digitalt för- och eftersnack i grupprum eller kör en workshop i digitala grupprum.
- Använd andra verktyg som digital whiteboard och Mentimeter för att variera innehållet och skapa engagemang. Välj ett enkelt verktyg som alla klarar.
Vad är svårigheten med att leda hybridmöten?
De flesta tycker att utmaningen med hybridmöten är delaktighet och engagemang. Det finns en stor risk att deltagarna på distans känner sig exkluderade. Likaså kommer sannolikt deltagarna inte dela samma upplevelse.
De digitala deltagarna är kommunikativt begränsade eftersom de bara har en liten skärmyta. Effekten blir att de inte får samma möjlighet att vara delaktiga och att deras engagemang sjunker.
Låt inte digitala deltagare bli flugor på väggen medan det egentliga mötet pågår i det fysiska rummet. En dörr som öppnas mitt i mötet, snick-snacket före och efter, kroppsspråk och ansiktsuttryck – inget av det framgår digitalt
Den som leder mötet behöver vara medveten om det här och aktivt skapa delaktighet och ge alla lika stor chans att bidra. Försök att på alla sätt överbrygga skillnaden mellan det fysiska och digitala rummet.
Vad skapar vi-känsla i hybridmöten?
Det är inte one-size fits all. Ta ställning till vad som funkar för er. Ett tips kan vara att gå laget runt med en fråga. Ett annat är att sätta skärmen med digitala deltagare i mitten av bordet istället för på en stor skärm.
När passar inte hybridmöten?
Om du ska ha ett väldigt viktigt möte som kräver högt engagemang rekommenderar vi att välja att genomföra mötet helt digitalt eller helt fysiskt. Annars kommer de som är med digitalt att känna att de inte får samma förutsättningar.
