Vem älskar inte att komma ut från ett rum och känna “vilket givande möte!”? Och går det ens att ha effektivitet och kul på jobbet med meningslösa och tråkiga möten? Nej! Så här gör du för att ha kul på jobbet genom bra möteskultur.
De flesta som jobbar på kontor sitter en tredjedel av sin arbetstid i möten. Bland de som är ledare är det mer än hälften av arbetstiden som går åt till möten. Självklart är det viktigt att all den tiden spenderas effektivt. Här är Skillnads bästa tips:
Grundläggande struktur för teamet
Utan tydliga mål, struktur och roller i ert team är det svårt att få effektiva möten. Använd Teamr för att öka tydligheten. Då jobbar ni bättre som team mot ert mål, och lägger grunden för effektiva möten. Om mötet har deltagare från flera olika team och kanske har externa parter inbjudna är det viktigt att följa punkterna nedan. Alla kommer att uppskatta att ni respekterar deras tid och engagemang och det sprider sig som ringar på vattnet.
Få bättre struktur i teamet
Tydlig inbjudan
Ha en tydlig agenda. Skicka ut underlag i förväg. Ha bara med de punkter som måste vara med. Räkna ut tiden för respektive punkt och speca varje punkt för sig: Är det en informationspunkt, en diskussionsunkt eller ska ni besluta?
Är det ett rent kreativt möte eller är målet att få en samsyn? Hur ska alla tänka och känna efter att mötet är klart, vad är effektmålet? Det är jätteviktigt att sätta förväntan rätt. Då förstår alla vad som krävs av dem i förväg för att de ska kunna bidra på mötet.
Är rätt personer inbjudna?
Räkna med max 60 minuter långa möten, helst 45 minuter.
Leda med en positiv ton
Inled med att tacka. Alla deltagare, och framförallt den som leder mötet, får gärna sprida en känsla av lugn effektivitet även om tiden är knapp och mycket ska lösas. Var glad, se alla deltagare och fokusera på vad som ska lösas just nu, på mötet.
Få bättre struktur i teamet. Testa Teamr
Under mötet
- Sammanfatta när mötet öppnas vad som är målet för dagen.
- Var inte rädd för att verkligen leda mötet och parkera intressanta sidospår som dyker upp. Spara dem till längre fram.
- Effektiva möten kräver att alla är koncisa. Uppmana varandra att hjälpas åt med det.
- Vad är åtgärden? Vem är personligt ansvarig? Skriv anteckningar.
- Stäng av mobilerna.
Avsluta mötet
Avrunda och sammanfatta i tid. Se till att alla vet vad som är beslutat eller sammanfatta den nya gemensamma målbilden. Redogör för frågetecken som kvarstår.
- Redogör för nästa steg och vilken tidplan som gäller.
- Skicka ut resultatet av mötet skriftligt.
- Följ upp det som beslutats.
Läs mer
Söndagsångest – rädda ditt team från söndagsblues
Så varvar du upp (sakta) efter semestern
