11 tips för effektiva möten

Gör så här för att skapa effektiva, trevliga möten som alla vill gå på. 11 tips som gör det kul att gå på möten.

Behöver du ha ett möte?
Deltagarna ska förstå varför mötet hålls, varför det är viktigt att just de är där och hur de förväntas bidra. Vad är målet med mötet? Vilka behöver veta att mötet ska hållas och vilka behöver anteckningar i efterhand?
Börja och avsluta mötet i tid
Kulturen bör vara att det är okej att lämna ett möte som drar ut på tiden, eller att gå tillbaka och jobba om mötet inte startat efter 10-15 minuter. Det handlar om respekt.
Ha alltid en agenda
Följ den, avvik inte. Den som leder mötet ansvarar.
Skapa tydlighet och förväntningar
Ange om respektive mötespunkt är beslutspunkt, diskussionspunkt eller informationspunkt. Vid behov beskriv vad som förväntas av varje deltagare vid respektive punkt.
Ta anteckningar
Säkerställ att någon tar gemensamma anteckningar om det behövs.
Ha en ledare/moderator
Den som leder mötet ska vara neutral och se till att alla får komma till tals.
Ge möjlighet till förberedelse
Skicka ut underlag i förväg så långt möjligt, särskilt om det ska fattas beslut. Dina introverta kollegor kommer inte att tycka något spontant utan vill alltid förbereda sig väl.
Skapa utrymme för small talk
Inled med att låta alla frivilligt tanka av sig. “Top of mind just nu är …”. När det är ur världen kan alla koncentrera sig på själva mötet. Det kan även vara bra om ni har distansmöten.
Testa ”minimöte”: Daily Huddle
Ta 15 minuter varje dag, eller varje vecka, till ett stående möte, en så kallad “Daily Huddle”. Det gäller främst riktiga team som jobbar intensivt tillsammans med tydliga mål och leveranser. Låt alla berätta vad som:
A// Är viktigast att få gjort idag
B// Vad som funkar bra
C// Vad de behöver hjälp med.
Ha gärna en tavla med alla arbetsuppgifter och flytta nålar från röd till gul och sist grön.
Se till att alla blir hörda
Ha en veckans fråga av mer personlig karaktär. Allt från “vad ser du fram emot på semestern” till “vilka är dina favoritneakers”?
Våga ta i det som skaver
Ha en egen punkt på möten för det som skaver och irriterar, utan att det blir dramatiskt. Ge denna punkt ett avväpnande namn som Gurkburken eller Gnällspiken och ha med den regelbundet. Ni får ett forum.